Fonctionnalités Ressources humaines

Vous savez qui est habilité, et jusqu'à quand, avant de l'envoyer.

Habilitations, congés, temps, frais et véhicules de vos équipes sont suivis dans le système même qui planifie leurs interventions.

Les habilitations sont dans un classeur, les congés dans un agenda partagé, les heures sur des feuilles qu'on ressaisit pour la paie. Le jour où un technicien arrive sur site avec une habilitation échue, personne ne l'avait vu venir. Dans maintXpro, la fiche du salarié porte ses habilitations et leurs échéances, ses absences et ses temps, alimentés par les interventions elles-mêmes.

Habilitations datées, alertes avant échéance
Feuilles de temps issues des interventions
Éléments de paie prêts à transmettre

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Le processus

De l'embauche aux éléments de paie

Le salarié est décrit une seule fois ; ses habilitations, ses absences, ses temps et ses frais servent ensuite au planning, à la comptabilité et à la paie.

Embauche
Fiche, contrat de travail et documents signés électroniquement.
Habilitations
Compétences, certifications et formations datées, alertes avant échéance.
Absences
Congés demandés sur le portail, validés, visibles dans les plannings.
Temps et frais
Heures issues des interventions, frais saisis sur mobile avec photo.
Paie
Primes, titres-restaurant et variables préparés pour votre logiciel de paie.

Dans le détail

Tout le dossier du salarié, au même endroit

Chaque salarié a sa fiche : poste, contrat de travail et avenants, visites médicales, documents ajoutés d'un glisser-déposer. Les contrats partent de vos modèles et se signent électroniquement, à distance. L'arrivée d'un nouveau technicien suit un parcours d'intégration que vous avez défini, sans étape oubliée entre l'administratif, l'équipement et la formation.

Fiches collaborateurs et documents RH centralisés, visites médicales suivies
Contrats de travail sur modèle, avenants archivés, signature électronique
Un nouvel arrivant a son dossier en ordre avant sa première intervention

Habilitations, certifications et formations

Habilitation électrique, travail en hauteur, manipulation des fluides frigorigènes, certifications exigées par vos donneurs d'ordre : chacune est enregistrée sur la fiche du technicien avec son échéance, et l'alerte tombe avant l'expiration. Le recyclage se programme dans le suivi des formations. Au moment d'affecter une intervention, vous savez qui a le droit de la faire.

Habilitations et certifications datées, alertes avant chaque échéance
Recherche des techniciens par compétence, formations et évaluations suivies sur le dossier
Vous n'apprenez plus sur site qu'une habilitation a expiré le mois dernier

Congés et absences reliés aux plannings

Vos techniciens demandent leurs congés sur le portail et consultent leur solde. Vous validez en ayant sous les yeux le plan de charge de l'équipe sur la même période. Une absence validée apparaît dans les plannings, et vous ne découvrez plus un lundi matin qu'il manque deux techniciens sur la semaine.

Demandes de congés et soldes consultables par chaque salarié sur le portail
Absences et congés visibles dans les plannings et le plan de charge
Vous planifiez la semaine avec les présents, pas avec l'effectif théorique

Temps et frais saisis une seule fois

Les heures passées sur les interventions et les chantiers remplissent les feuilles de temps : le technicien vérifie et valide. Les notes de frais se saisissent sur le téléphone, même hors connexion, justificatif en photo, indemnités kilométriques calculées et plafonds appliqués. Les écritures comptables et les remboursements suivent sans ressaisie.

Feuilles de temps pré-remplies par les interventions, saisie mobile hors connexion
Notes de frais avec photo du justificatif, frais kilométriques et plafonds
Le vendredi soir, plus personne ne recopie sa semaine dans un tableur

Des éléments de paie prêts à transmettre

Primes, titres-restaurant, avantages comme le véhicule de fonction : vous définissez une fois les règles d'attribution et de calcul. En fin de mois, absences, heures et éléments variables sont rassemblés et exportés vers votre logiciel de paie. Votre gestionnaire de paie reçoit des données complètes, pas une pile de feuilles à recouper.

Règles d'attribution et modalités de calcul des primes définies une fois
Titres-restaurant calculés automatiquement, données exportées vers le logiciel de paie
En fin de mois, les variables sont rassemblées, pas réclamées une à une

Le parc de véhicules sous contrôle

Chaque camionnette a sa fiche : immatriculation, technicien affecté, contrats d'assurance et de location, entretiens et contrôles techniques. Les alertes préviennent avant chaque échéance, et les pleins mettent à jour le kilométrage et la consommation. Vous voyez ce que coûte chaque véhicule, et lequel il est temps de remplacer.

Fiche véhicule, affectations, contrats d'assurance et de location avec alertes
Journal des entretiens, pleins, kilométrage et coûts par véhicule
Aucun contrôle technique dépassé ne vous échappe plus

Trois situations que ça règle

L'habilitation échue découverte à l'accueil

Le client demande les titres d'habilitation à l'accueil du site. Celle du technicien a expiré il y a trois semaines, personne ne l'avait vu, et l'intervention est reportée. Avec l'échéance sur la fiche et une alerte en amont, le recyclage est programmé avant l'expiration, et l'équipe part avec des titres valides.

Le planning bouclé sans les congés

Le planning de la semaine est bouclé jeudi. Vendredi, on apprend qu'un technicien est en congé lundi et mardi : il faut tout redistribuer et rappeler des clients. Quand les congés validés figurent dans les plannings, l'absence est connue de celui qui affecte les interventions, au moment même où il les affecte.

La fin de mois des feuilles d'heures

Chaque fin de mois, il faut récupérer les feuilles d'heures, les recouper avec les bons d'intervention, compter les titres-restaurant et envoyer le tout pour la paie. Ici, les heures viennent des interventions, les frais arrivent avec leur photo, et les variables sont déjà rassemblées. Il reste à vérifier, plus à reconstituer.

Ce qui se règle, sans développement

Le module arrive pré-paramétré pour votre métier. Voici ce qu'on ajuste avec vous au démarrage, sans écrire une ligne de code.

Comment se déroule un projet

Types d'habilitations et de certifications, durées de validité et délais d'alerte
Modèles de contrats de travail et d'avenants
Circuits de validation des congés, des feuilles de temps et des notes de frais
Types de frais, barème kilométrique, plafonds et valeurs forfaitaires
Règles d'attribution et de calcul des primes et titres-restaurant
Parcours d'intégration des nouveaux arrivants, étape par étape
Champs propres à vos métiers, ajoutés sur la fiche salarié
Format d'export des variables vers votre logiciel de paie

Un seul système, pas dix logiciels

Les autres modules

Vente & CRM CRM, opportunités, devis, tarifs clients Achats & fournisseurs Fournisseurs, demandes de prix, tarifs d'achat Stock & production Stocks, inventaires, numéros de série, garanties Chantiers & affaires Gestion à l'affaire, rentabilité, situations GMAO & interventions Contrats, parc, planning, application terrain Facturation & comptabilité Factures, e-facture, EBICS, relances, comptabilité Ressources humaines Vous êtes ici Salariés, habilitations, congés, véhicules Pilotage & BI Tableaux de bord en temps réel, sur tout

Une démonstration vaut mieux que mille mots

2 heures et vous repartez en sachant si correspond à votre organisation, et ce que ça vous coûterait.

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