Aller au contenu
Demander une démo Démo

Fonctionnalités Facturation & comptabilité

La facture part, l'écriture comptable est déjà passée.

Factures clients et fournisseurs, banque, relances et comptabilité vivent dans le même système que vos contrats et vos interventions : plus d'export mensuel.

Aujourd'hui, la facture sort de la GMAO, la comptabilité vit chez le cabinet, la banque dans un troisième outil, et quelqu'un recolle les morceaux chaque mois. Dans maintXpro, chaque facture génère son écriture, analytique comprise, et chaque règlement remonte de la banque pour être lettré. Vous fermez le mois sans export ni ressaisie.

  • Facture électronique au format structuré
  • Banque reliée par EBICS
  • Analytique par affaire, contrat et site

Demander une démo Tous les modules

Le processus

Du travail fait au règlement lettré

Une intervention, une échéance de contrat ou une situation déclenche la facture ; l'écriture, l'envoi et le rapprochement bancaire suivent sans ressaisie.

  1. Déclencheur

    Intervention terminée, échéance de contrat ou situation de chantier.

  2. Facture

    Générée, regroupée par client ou par site, au format structuré.

  3. Écriture

    Passée automatiquement en comptabilité générale et analytique, sans ressaisie.

  4. Encaissement

    Relevé récupéré par EBICS, règlement rapproché puis lettré.

  5. Relance

    Impayés relancés par paliers, historique visible sur la fiche client.

  6. Clôture

    Assistant pas à pas, balances et états financiers à jour.

Dans le détail

Relances graduées et recouvrement

Les impayés sont relancés par paliers, du rappel courtois à la mise en demeure, selon les règles que vous avez fixées. L'historique des relances est sur la fiche client, visible par celui qui décroche le téléphone. Avant d'engager un nouveau chantier ou une nouvelle visite, l'encours du client est sous vos yeux.

  • Niveaux de relance paramétrables, courriers et e-mails générés à date
  • Balance âgée et encours client consultables à tout moment
  • Vous savez qui ne paie plus avant d'envoyer l'équipe suivante

Facturer comme vous avez vendu

À la visite, au contrat, à l'intervention, à l'avancement d'un chantier ou en récurrent au prorata : chaque contrat garde son mode, et vous pouvez les combiner. La facture se génère depuis ce qui l'a déclenchée, regroupée par client ou par site. Le syndic qui paie pour la copropriété reçoit la facture, le site garde l'historique.

  • Facturation à la visite, au contrat, à l'intervention, à l'avancement ou récurrente
  • Facturation d'un tiers payeur différent du bénéficiaire, avoirs et acomptes dans le même flux
  • En fin de mois, les factures sont prêtes à valider, pas à fabriquer

Factures fournisseurs rapprochées avant paiement

Les factures fournisseurs arrivent au format structuré, ou sont lues automatiquement depuis le PDF. Chacune est rapprochée de la commande et de la réception, puis imputée à l'affaire ou au contrat concerné. Vous payez ce qui a été commandé et reçu, et la marge du chantier reflète son vrai coût.

  • Réception des factures structurées et lecture automatique des factures en PDF
  • Rapprochement avec la commande fournisseur et le bon de réception
  • Un écart entre commandé, reçu et facturé se voit avant le règlement

Facture électronique, cycle de vie suivi

Vos factures partent au format structuré exigé par la réforme, transmises par une plateforme agréée, avec les mentions obligatoires contrôlées dès la création. Vous suivez leur statut jusqu'à l'acceptation par le client. Celles de vos fournisseurs arrivent par le même canal, directement dans la comptabilité.

  • Factur-X, UBL ou CII, mentions obligatoires vérifiées avant l'envoi
  • Statuts suivis de l'émission à l'acceptation, factures reçues par le même canal
  • La réforme ne vous oblige pas à ajouter un outil de plus

Banque, rapprochement et lettrage

Les relevés remontent automatiquement par EBICS, sans passer par l'espace bancaire en ligne. Des règles que vous définissez rapprochent les règlements des factures et les lettrent. Les virements fournisseurs et les prélèvements SEPA de vos contrats partent depuis maintXpro, mandats compris, et leurs écritures sont passées dans la foulée.

  • Récupération automatique des relevés et rapprochement par règles paramétrables
  • Virements SEPA, prélèvements sur mandat et lettrage automatique des paiements
  • Le matin, vous savez qui a payé sans ouvrir le site de la banque

Comptabilité générale, analytique et trésorerie

Chaque facture, règlement et note de frais génère son écriture, avec la répartition analytique par affaire, par contrat ou par site. Le plan de trésorerie part des échéances réelles et de vos scénarios. À la clôture, un assistant enchaîne les étapes, et balances, grands-livres, compte de résultat et bilan sont à jour.

  • Écritures générées automatiquement, axes et modèles de répartition analytique
  • Plan de trésorerie sur données réelles, soldes par compte et consolidés
  • Votre cabinet révise un dossier tenu, pas un export à corriger

Le mécanisme

Du travail fait à l'écriture comptable

Une intervention terminée, une échéance de contrat, une situation de chantier : trois façons de déclencher une facture, un seul chemin ensuite.

Intervention terminée Échéance de contrat Situation d'affaire Facture regroupée par client ou par site Format structuré transmis au client par la plateforme Écriture comptable générée, analytique comprise Règlement rapproché relevés bancaires EBICS Aucun export, aucune ressaisie.

Trois situations que ça règle

L'export mensuel vers le cabinet

Chaque début de mois, quelqu'un exporte les factures, corrige les comptes, renvoie le fichier, et le cabinet repose les mêmes questions. Quand la facture génère son écriture au moment où elle part, il n'y a plus de passage de relais : le cabinet révise un dossier tenu au fil de l'eau, et vos chiffres ne vieillissent plus d'un mois.

Le virement qu'on ne sait pas affecter

Un virement arrive avec un libellé tronqué, et la matinée passe à chercher s'il règle deux factures, un acompte de chantier ou un autre client du même groupe. Avec les relevés récupérés automatiquement et vos règles de rapprochement, les cas simples se lettrent seuls, et il ne reste que les vrais cas à examiner.

La relance qui dépend d'une personne

Les relances partent quand la personne qui s'en charge a le temps, et s'arrêtent quand elle est en congés. Pendant ce temps, vos équipes continuent d'intervenir chez un client qui ne paie plus. Avec des paliers paramétrés, les relances partent à date, et l'encours se consulte avant d'engager la prochaine dépense pour ce client.

Ce qui se règle, sans développement

Le module arrive pré-paramétré pour votre métier. Voici ce qu'on ajuste avec vous au démarrage, sans écrire une ligne de code.

Comment se déroule un projet

  • Modes de facturation par contrat, combinables entre eux
  • Modèles de facture, mentions et annexes de détail par client
  • Conditions de paiement et calcul des échéances par client
  • Niveaux, délais et modèles de courriers de relance
  • Plan comptable, journaux, axes et modèles de répartition analytique
  • Règles de rapprochement bancaire et de comptabilisation automatique
  • Circuit de validation des factures fournisseurs avant paiement
  • Indices et formules de révision des prix des contrats

Un seul système, pas dix logiciels

Les autres modules

Vente & CRM CRM, opportunités, devis, tarifs clients Achats & fournisseurs Fournisseurs, demandes de prix, tarifs d'achat Stock & production Stocks, inventaires, numéros de série, garanties Chantiers & affaires Gestion à l'affaire, rentabilité, situations GMAO & interventions Contrats, parc, planning, application terrain Facturation & comptabilité Vous êtes ici Factures, e-facture, EBICS, relances, comptabilité Ressources humaines Salariés, habilitations, congés, véhicules Pilotage & BI Tableaux de bord en temps réel, sur tout

Une démonstration vaut mieux que mille mots

2 heures et vous repartez en sachant si maintXpro correspond à votre organisation, et ce que ça vous coûterait.

Demander une démo